¿Para qué sirven los instrumentos y técnicas de OYM?

Debe tomar en cuenta que es un concepto OYM, este se define como el conjunto de técnicas que tiene como finalidad investigar y estudiar la estructura en cuanto al funcionamiento de las organizaciones facilitando el alcance de los objetivos; adicional, se define como el análisis administrativo que permite realizar investigaciones con el fin de mejorar la estructura y procedimientos tanto internos como externos. 

Es importante definir las siglas OYM, que significa  Organización y Métodos; debe considerar que la Organización es una técnica que ayuda a controlar el mantenimiento administrativo y el planteamiento de políticas que realizarán un diagnóstico para la solución de problemas, es importante constituir el desarrollo de procedimientos administrativos y la forma de verificar los recursos disponibles por medio de principios que permitan la recomendación en cuanto a un modelo organizacional; derivado que conocemos que es una Organización. Es preciso ahora, definir que es un Método, que se conoce como un procedimiento, técnica o forma de hacer algo en especial en cuanto al plan y la forma sistemática, ordenada y lógica. 

El alcance de la OY M, es que estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración cumpliendo como una función de asesorar a las personas responsables de la gestión dentro de la empresa con el fin de mejorar la organización que direccionan; el fin primordial es asegurar al máximo la eficiencia mediante la adecuada aplicación de métodos científicos de la organización; en este punto puede tomar como base y punto de partida el tema del Proceso Básico de Estudios Organizacionales, para implementar los instrumentos y técnicas que conoceremos en este documento. Entre las funciones principales tenemos: 

1. Diseño y rediseño de estructuras orgánicas 

2. Racionalización de métodos y procesos de trabajo. 

3. Desarrollo, simplificación e implantación de sistemas administrativos. 

4. Elaboración de manuales de organización, funciones y procedimientos, mantener actualizados y controlar la distribución. 

5. Realizar el estudio de distribución y redistribución del espacio físico y condiciones ambientales. 

6. Realización de los estudios acerca de la determinación y asignación de recursos. 

En el orden de ideas anterior, es importante que se considere que esto aporta en cuanto a los sistemas y costos, ya que apoya a reducir procesos internos y de igual forma a delegar la forma adecuada de la realización de este. Conozcamos las herramientas que se proponen para implementar un sistema de OYM. 

ORGANIGRAMAS 

Recordemos que un organigrama, es la representación gráfica de una estructura orgánica de una institución, tomando en consideración áreas en las que se muestra la composición de las unidades administrativas en las que se integran sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría; es importante hacer notar que se pone en manifiesto la relación formal existente de las diversas unidades que la integran así como las funciones, canales de supervisión, autoridad, y otros instrumentos.

Se debe tomar en cuenta la clasificación general de los organigramas: 

1. Por su naturaleza 

2. Por su ámbito 

3. Por su contenido 

4. Por su presentación (Tipos de organigramas) 

4.1 Organigramas Verticales 

4.2 Organigramas Horizontales 

4.3 Organigramas Mixtos 

4.4 Organigramas Escalares 

4.5 Organigramas Circulares 

Diagramas de Proceso

Es una representación gráfica de los pasos que siguen una secuencia de actividades y/u operaciones, dentro de un proceso o un procedimiento; tomando en consideración la identificación por medio de símbolos de acuerdo a la naturaleza e información que se considera necesaria para el análisis como las distancias que se recorren, cantidad de tiempo requerido y peso (cantidad).

Sirven para comprender el trabajo como un proceso e identifica una parte del proceso que está en el problema. Estas se refieren a la disposición física de los puestos de trabajo, en cuanto a componentes materiales y la ubicación de las instalaciones para atender y mejorar los servicios internos como externos.

Es importante tomar en consideración que se puede hacer con un diagrama de proceso:

2.1 Identificación de necesidades y agentes

2.2 Comunicación eficaz

2.3 Identificación de riesgos

2.4 Análisis e interpretación de datos

2.5 Toma de decisiones

Adicional, es preciso hacer notar que estas operaciones o bien secuencia de actividades puede conocerse bajo los siguientes términos: operaciones, transportes, inspecciones, retrasos, demoras y almacenajes; estas, son un conjunto de detalles en cuanto al diseño como tolerancia y especificaciones. Para realizar este tipo de diagrama se recomienda utilizar el cursograma analítico, que es representado a través de figuras denominadas a través de los términos que se indicaron al inicio de este párrafo.

Diagramas de Flujo

Es una representación gráfica de un proceso, es utilizado en disciplinas como la programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, representa el flujo de ejecución por medio de flechas que conectan los puntos de inicio y finalización.

Algunas características, es que inician en un punto de partida y finalizan en un término, adicional

tienen un inicio y un fin. Es importante que considere:

• Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo.
• Deben estar presente los responsables de los procesos (anterior y posterior) y las otras partes interesadas.

Los pasos a seguir para construir un diagrama de flujo son:

3.1 Establecer el alcance los procesos a describir. De esta forma queda fijo el comienzo y final del diagrama, por lo general el comienzo o inicio es la salida de un proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

3.2 Identificar y listar las principales actividades / Subprocesos que se incluyen en el proceso que se describe de forma consecuente o lógica.

3.3 El nivel de detalle definido incluye actividades menores, se deben considerar.

3.4 Es importante identificar y listar los puntos de decisión.

3.5 Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando símbolos.

3.6 Asignar un título al diagrama, verificando que este completo y describa el proceso elegido.

Existen tipos de Diagramas de Flujo:

Formato Vertical: Es el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo.

Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considera necesaria, según su propósito.

Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse en una sola mirada por medio de la lectura del texto facilita la compresión a las personas que no se encuentran familiarizadas; esta es registrada en línea vertical y horizontal brindando participación a los puestos o departamentos que no registra.

Formato Horizontal: El flujo de la secuencia va de izquierda a derecha.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de la ruta de una forma o persona en el plano arquitectónico del área de trabajo, es eminentemente descriptivo y fundamentalmente representativo.

Para realizar los diversos Diagramas de Flujo, es importante que considere la siguiente descripción:

 Óvalo: Inicio y término (abre y/o cierra el diagrama.

 Rectángulo: Actividad (representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos)

 Rombo: Decisión ( formula una pregunta o cuestión)

 Círculo: Conector (representa el enlace de las actividades con otra dentro de un

procedimiento).

 Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (guarda un documento en forma permanente).

 Triangulo boca arriba: Archivo temporal (proporciona un tiempo para el almacenamiento del

documento).

Diagramas de Distribución de espacio

Este tipo de diagramas distribuyen el espacio en las áreas de trabajo, la cual se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención, servicios al personal tomando en cuenta los procesos de comunicación dentro de una organización.

Entre las ventajas tenemos: la disminución de las distancias a recorrer por los materiales, herramientas y trabajadores; utilización efectiva del espacio disponible según la necesidad; seguridad del personal y disminución de accidentes; localización de los sitios para inspección que permite mejorar la calidad del producto; mejora las condiciones de trabajo e incrementa la productividad y disminución de costos. Es importante considerar algunos criterios para distribuir el espacio en las áreas de trabajo:

4.1 Funcionalidad

4.2 Económico

4.3 Flujo

4.4 Comodidad

Dentro del movimiento en el área de trabajo, siempre es importante ir hacia adelante por lo que es de suma importancia evitar las idas y vueltas, cruces y movimientos innecesarios de papeles; la colocación del escritorio debe estar de acuerdo al movimiento de la persona; las unidades que tengan funciones similares y relacionadas debe colocarse próximos o adyacentes.

Adicionalmente, debe considerar la Plantación de la Distribución de Espacios como sistematizar las acciones prominentes de un análisis, fijar las prioridades, opciones, objetivos y metas; correcta asignación de los recursos de delegación y responsabilidad coordinando esfuerzos; para aplicar este tipo de diagrama es importante realizar un diagnóstico de la situación actual, lo cual permite conocer las necesidades del espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo y así derivar en acciones el ajuste orientado y optimizando los pasos por medio de un análisis de la organización, revisión de los procedimientos, distribución de los espacios actuales, mobiliario y equipo así como la plantilla del personal.

Control de Formas

Una forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares mediante medios de reproducción gráfica; estás implican importancia por el contenido, la cantidad que se utiliza, el costo que representa, construyen el principal instrumento de los procedimientos y procesos operativos, apoyan la observancia de las políticas institucionales.

La diversidad y cantidad que se utilizan en la actualidad, por lo que el diseño no siempre es el adecuado; se debe considerar que contribuyen a la agilización de procedimientos y métodos de trabajo, conocer la clasificación en las unidades, normalizar el uso y diseños elaborados, contar con un catálogo, ver que sean actualizadas, ver el número adecuado requerido.

Es importante tomar en cuenta la clasificación:

 Funcional: formas de una institución en cuanto a funciones.

 Unidad administrativa: identifica las formas en el uso de cada unidad.

Las formas son herramientas que nos ayudan a visualizar mejor la información dependiendo del área que se afecte, tal puede ser una autorización, el proceso de llenado de una hoja de control de calidad en una empresa, la hoja de llenado para aplicar a un puesto o bien la forma que se puede utilizar para un estudio.

Es importante considerar que en este tipo de control, es necesario tomar en cuenta: la clasificación, objetivo de la misma, cambios experimentados y modelo vigente autorizado.

Control de Trabajo

Es la base para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen los

problemas. Es importante considerar lo siguiente:

Para tener un seguimiento del avance: el gerente debe usar el sistema de reportes

periódicos que indiquen el avance de los que se entreguen.

 Para detectar desvíos en el plan original: los desvíos son importante para los patrocinadores del proyecto en general y para el Directorio de la organización.

 Para tomar acciones correctivas: para corregir los desvíos del gerente debe ser en donde está el problema y cuáles son las cusas; identifica el problema y las causas de la solución.

Este tipo de herramienta permite visualizar o distinguir variaciones derivado de causas asignadas o espaciales o bien variaciones aleatorias inherentes al proceso. Es importante destacar que existe una gran variedad de gráficos de control que se pueden aplicar según la característica medible o contable de un proceso o bien salida. Un diagrama de control aporta significativamente en:

 Diagnóstico: evalúa la estabilidad de un proceso.

 Control: Determina cuando es necesario ajustar un proceso y cuando se debe dejar tal y como está.

 Confirmación: Confirma una mejora del proceso.

Dentro de cualquier contexto debe considerar los siguientes:

 Límite superior de control (LSC): mayor valor aceptado en un proceso.

 Límite inferior de control (LIC): valor más pequeño que se acepta en el proceso.

 Límite central de control (LC): línea central del gráfico, mientras más estén los puntos cerca de la línea central, más estable es un proceso.

Diagramas de Gantt

El principal objetivo de mostrar el tiempo de la dedicación prevista para diferentes tareas o bien actividades en tiempo real determinado. Lo cual resulta útil para la relación entre el tiempo y la

carga de trabajo. Es una herramienta popular cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación a lo previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo determinado. Es importante mencionar que no indica las relaciones existencias entre actividades, posición de cada tarea a lo largo del tiempo para identificar las relaciones e interdependencias.

Gantt en proyectos, se ha convertido en una herramienta analítica básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con el fin de representar las diversas fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente y comparado con su ejecución.

El diagrama de Gantt, está compuesto así:

7.1 Una hoja a la izquierda y de un gráfico de barras a la derecha.

7.2 Cada fina de la hoja muestra el nombre y duración de una tarea del proyecto.

7.3 En la parte superior del gráfico existe una línea de tiempo, debajo de ella hay barras que representan la tarea con base a la hoja.

Diagramas de Flechas

Se utiliza para programar las actividades necesarias en el cumplimiento de una tarea compleja y lo más pronto posible, controlando el progreso de cada actividad; su objetivo es determinar el  tiempo óptimo de un proyecto, identifica las actividades necesarias para el cumplimiento del tiempo mínimo, elaborar un plan completo y detallado, revisando el plan de la etapa de la planeación y clasificar las prioridades del proyecto; es muy similar a la técnica conocida del Camino de la Ruta Crítica (CPM).

Es conocido como un diagrama de red, red de actividades, nodo o parecido a la ruta crítica; su objetivo debe facilitar la planificación y el programa de los proyectos; es importante considerar que durante el desarrollo de un proyecto, el trabajo se descompone como un conjunto de actividades independientes y de forma organizada lo cual permite que se coloquen en manifiesto en cuanto al ajuste adecuado a la programación del proyecto y facilitar que se realice el menor tiempo posible. Permite planificar y controlar correctamente el desarrollo y progreso de cualquier proyecto, por medio de las diversas actividades vinculadas al proyecto y apoya en la secuencia y medición de tiempo.

Es importante considerar el siguiente proceso:

8.1 Identificar las actividades

8.2 Determinar la primera actividad del proyecto

8.3 Iniciar el orden de las actividades

8.4 Continuar el orden de las actividades

8.5 Conectar todas las actividades y asignarles tiempo

8.6 Especificar la trayectoria fundamental

Control Path Method (CPM)

Es el método de la ruta crítica o del camino crítico es un algoritmo utilizado para el cálculo de tiempos y plazos en la planificación de proyectos. Este sistema fue desarrollado en Estados Unidas de América en 1,957. Dentro de la administración y gestión de proyectos una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre estos de forma de completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero y originalmente, se considera una dependencia entre los elementos terminales. Es importante seguir los siguientes pasos:

9.1 Definir el proyecto con todas las actividades o partes principales.

9.2 Establecer relaciones entre las actividades, decidiendo cuales debe comentar antes y cual prosigue o continúa después.

9.3 Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus relaciones de precedencia.

9.4 Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.

9.5 Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo la que determinará la duración del proyecto.

9.6 Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.

La organización y métodos, es una base importante dentro de la administración derivado que con este

se pueden evaluar proceso que se llevan internamente, haciéndolos efectivos y de igual forma se inicia con un proceso de investigación que determina los probables cambios que puede realizarse en una organización. Es importante considerar que son un elemento importante dentro de los manuales

administrativos que conoceremos adelante.